公司名稱：Nando’s公司

公司位置：英國

公司簡介：Nando’s公司在英國經(jīng)營著286家餐廳，從蘇格蘭阿伯丁到英格蘭南安普頓，

所在行業(yè)：酒店服務業(yè)

實施區(qū)域：主要為財務方面的12個工作流業(yè)務程序

相關的軟件：K2 blackpearl, Microsoft SharePoint以及其內(nèi)部定制應用程序。

面臨的問題：

第一家Nando’s的餐廳于1992年在英國開業(yè)，此后這家公司取得了偉大的成功，每一年都有很多新的餐廳開業(yè)。然而，隨著公司業(yè)務的不斷壯大，原先制定的公司流程已經(jīng)無法滿足當前的需要。

Nando’s的財務部門每個月需要處理4000到6000張發(fā)票。在這些發(fā)票兌現(xiàn)之前，需要將其分配到特定的成本項目并需要得到業(yè)務流程中不同人員的授權，包括位于全國各地的某個餐廳經(jīng)理。

“我們意識到這個核心的業(yè)務流程需要自動化的工作流程來進行改善。”Nando’s的應用程序經(jīng)理Juan Louw說道。

公司的費用處理流程同樣需要自動化：員工必須打印一張費用開銷表格并進行填寫，在得到經(jīng)理批準之后交由財務部門進行處理。而財務部門人員則必須將這些信息錄入系統(tǒng)之中。整個過程非常緩慢，而費用開銷表格的填寫經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤，而糾正這些錯誤又要花費很多的時間。

解決過程：

Nando’s公司使用K2來開發(fā)它的12個獨立的工作流，主要是為了支持公司的發(fā)票和費用管理過程。

現(xiàn)在，當收到發(fā)票以后，財務部門會將其錄入財務中心系統(tǒng)，然后將其分配到相關的成本項目中。每一張發(fā)票會自動定向到可對該發(fā)票進行批準的相關人員，管理人員可以選擇接受或者拒絕。關于餐廳的日常活動費用發(fā)票會轉發(fā)給餐廳經(jīng)理，以便他們能夠核查工作是否圓滿完成。

因此，整個發(fā)票處理流程不僅更加快速，對于財務的管控也更加細致。

“對于那些流程不完整的發(fā)票我們拒絕兌現(xiàn)。”Louw說。

在新的K2費用申請流程中，員工需要填寫電子表格形式的開銷清單。之后會自動將其發(fā)送到相應流程的經(jīng)理來進行審批，然后再送達財務部門。

自動化的過程節(jié)省了財務部門大量的時間，他們無需再進行信息的輸入，這也有效的減少了認為的錯誤。

帶來的改觀：

• 整個業(yè)務運作效率得到很大提高
• 減少財務人員的工作量
• 報銷費用的處理和支付更加快速
• 加強了對發(fā)票支付的財務管控
• 在沒有系統(tǒng)發(fā)生實質(zhì)改變的前提下完成了流程的靈活自動化
• 提升了公司文化

評價：

“過去我們要花費3到4周時間等待費用請求的處理，現(xiàn)在一周內(nèi)就可收到付款。”Nando’s公司應用程序經(jīng)理Juan Louw這樣評價道。

“公司在繼續(xù)成長中，我們有能力處理每個月大量的發(fā)票和費用請求。”