許多在我就職于業務流程管理(BPM)系統供應商期間打交道的IT人員和最終用戶總是詢問我，“我們已經執行了ERP系統，為什么還要使用BPM系統?”這實際上是一個非常好的問題。畢竟，ERP被指望能夠使業務流程實現一體化和自動化。并且現在一些主要的ERP供應商已經將工作流程系統作為他們產品的一部分。

BPM系統提供一種能夠使組織管理(計劃、執行、控制、監控和改進)業務流程的景象，這些業務流程獨立于配置在組織中的業務系統(ERP、SCM、CRM等等)。

BPM系統協調地組織業務流程

業務流程管理(BPM)系統從始至終執行著業務流程，并將流程中的各種活動聯系在一起。BPM系統的工作流程服務將工作從一個執行者(最終用戶)傳遞給另一個執行者。這樣，在任何一點的執行者都能及時地知道他或她被指派了什么工作，做這項工作被賦予什么權利，以及這項工作應該何時完成。因此BPM系統將活動和流程和諧地編織在一起。而另一方面，ERP系統是事務處理系統，這個系統使事務處理自動化并將不同功能的數據綜合起來，但是它無法從始至終協調地組織業務流程。

考慮一個例子——銷售定單流程，在ERP系統中這個流程包括以下事務的執行，定單文件的生成、船運文件的生成和賬單文件的生成。實際上這三項事務可以分別地交由三種不同的執行人員執行，他們分別來自營業部、倉庫和會計部門。ERP系統避免了三種執行者的重復數據輸入，但是，ERP系統從不提醒倉庫主管或者會計主管前道工序已經完成，現在輪到他們來完成業務了。結果執行者們需要外部提示(人工干涉)來完成這些指派的任務或活動。

BPM系統使業務流程透明化并改進運作的執行方式

在“非BPM”環境中進行的業務流程對于流程執行者和他們的監管人員都不透明。正如上文中所提到的，流程執行者并不知道任務何時被指派給他們，因此也就不知道與該工作有關的權限和完成截止日期。同樣地，流程監管人員也對瓶頸、延遲和意外等一無所知。流程監管人員需要通過外部刺激來對延遲和意外做出反應和回應，例如，來自客戶或銷售主管的電話報告說發貨延遲了，或者來自供應商的電話催促遲交的賬款。

BPM系統把工作從一個執行者傳遞給另一個執行者。這些系統能夠平衡一組執行者的工作量。一旦執行者接到指派的工作，BPM系統就開始提示他們，并提供給他們完成該工作所必需的權力和活動時間表方面的信息。同時BPM系統也提醒執行者在指定時間內沒有完成的任務。如果有工作沒有被完成，BPM系統能夠通報給監管人員并使其逐步完成。監管人員可以輕易地跟蹤每個流程的進展，并積極主動地對意外采取正確的行動或反應。諸如此類的功能使得組織能夠消除延遲和低效，作為回報將是成本的縮減和收入的增加。

ERP系統本身并不能提供這樣的功能。即使是那些擁有工作流程系統的ERP系統，也不能提供綜合性的流程計劃和流程監控能力。

BPM系統使得企業內端到端的流程管理成為可能

一個業務流程可以被定義為一系列的活動或事務，這些活動的執行通過消耗投入來完成產出。業務流程必須處理信息流邏輯、控制流邏輯和事務邏輯。控制流邏輯決定了活動的順序，信息流邏輯決定了活動的投入和產出信息需求，事務邏輯決定了產出的價值。

以銷售定單流程為例，它由以下活動所組成:

• 營業部主管生成定單文件
• 倉庫主管生成船運文件
• 會計主管生成賬單文件

這個流程需要銷售主管執行信貸控制。例如，如果銷售定單超過了信貸限額，那么在倉庫主管能夠產生船運文件之前就需要銷售經理的專門批準。銷售經理為了做出決定則需要有關定單細節、信貸限額和信貸歷史方面的信息。

作為定單文件事務的一部分，營業部主管必須基于定購的產品、定購單位的編號、銷售價格、折扣和適用的關稅來計算定單的價值。營業部主管還必須基于庫存的數量、生產計劃和分銷計劃來提供詳細的交貨日期。

在這個銷售定單流程中，控制流邏輯決定了定單文件生成之后的活動，它可以是分銷文件的生成，也可以是銷售經理基于信貸控制的批準文件。信息流邏輯決定什么信息將被提供(投入)給銷售經理以及什么信息將從銷售經理那里獲得(產出)。事務邏輯決定了銷售定單和交貨日期或銷售經理所做決定的價值。

如果要使這個銷售定單流程自動化或者IT處理化，那么銷售定單的事務邏輯能夠由ERP系統維持，而交貨日期的邏輯(ATP)能夠由SCM系統維持。但是，如果整個流程邏輯(控制流+信息流+事務)在ERP系統或SCM系統中被組合起來，那么IT人員將不得不為擴展ERP系統或SCM系統的工作流程模塊付出巨大的努力，以此來覆蓋整個流程的范圍。這種方法被認為是一次性的練習，并且如果企業的目的是自動化管理企業內的業務流程的話，這種方法便是不可取的。

另一方面，BPM系統使得用戶能夠輕易地建立控制流邏輯和信息流邏輯。因而，BPM系統提供了一個流程自動化管理的平臺，該平臺獨立于企業的其它信息系統，如ERP、SCM或CRM系統。這使得組織能夠首尾相連地管理業務流程。

BPM系統為業務以及端到端業務流程自動化管理的IT用戶帶來了好處。

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