眾所周知，ECM（企業內容管理）軟件能夠對公司數據文件進行中央存儲，不過ECM不只是一個數據倉庫。真正企業級的ECM系統是要滲透到公司核心業務流程的，包括反映流程和簡化流程。

近期在美國加州舉辦的Laserfiche Empower大會，討論了ECM價值的問題。對于擴展現存ECM的能力，創造新的業務部署，BPM（業務流程管理）是一個很好的選擇。專家和用戶普遍認為，BPM對ECM的擴展技術很成熟，能夠更好地管理信息流。

分析公司Gartner的調研副總裁Mark Gilbert認為，ECM供應商通過收購Waterloo、OpenText增加了業務流程處理能力。針對目前協同工作主要通過郵件進行，缺少審核和管理的現狀，Gilbert在采訪中表示：“企業部署流程的協同之后，會從ECM系統中收獲更大的價值。”

簡化流程

Gilbert認為，要想從ECM和BPM中獲得價值，需要了解“陰影流程（shadow processes），企業可以通過它縮減流程、提高自動化水平，比如自動化的賬單付費提醒。 “這貌似沒什么，但想想每天要處理應付賬款的1000張發票，這也是不小的工作量。”應用BPM后，這些工作就可以實現自動化。

Gilbert提出，業務案例的成敗，主要取決于流程能否簡化。他建議到：“在設定ROI（投資回報率）參數的時候，要考慮到改進流程的空間和提升數據質量的空間。”很多公司在開始應用ECM的時候，著眼點主要在降低風險，但很快意識到這只是ECM價值的一小部分。其更大的價值在于自動化和集成內容流。

加拿大的一家醫療服務供應商Saskatchewan的網絡管理員David Little表示，公司希望從安裝的Laserfiche中獲得更多的收益，目前正在集成Laserfiche工作流。醫療行業的內容量巨大，集成Laserfiche工作流是必然的選擇。 Little表示，在財務記錄中使用工作流，可以實現電子表格自動報銷等功能，簡化了業務流程。理想情況下，發票和報銷會直接進入公司現有的Great Plains軟件，之后再管理病人數據和其他醫療記錄。“財務將成為首要的驅動。”

財務部門入手

華盛頓學生成就理事會也加入了業務流程行列，在工作流中使用了28個具體的工作流，12個模板和42個標簽。該理事會的記錄者兼項目經理Kim Porter認為，組織的全面應用還面臨一定的困難，該困難主要來自財務部門。

華盛頓學生成就理事會的首席技術官David Mitchell表示，在舊的流程中，財務部門需要把電子表格打印出來，帶有批頭和簽名，再到會計部門申請付款。現在，通過使用.NET軟件，組織將一系列流程電子化：財務部門把文件放入Laserfiche ECM系統，發郵件給會計部門，獲準后即可付款。

他表示：“此舉既為員工和客戶節省了時間，又提高了數據的準確性。”客戶再也不需要郵寄信件，數據出錯的可能性也大大降低了。

工作流

工作流也幫助電信監管局提高了效率。其IT項目經理Natalia Coghi Ulloa在“全公司的工作流”會議上說，當客戶當面或通過郵件提出請求，工作流會自動生成一個工作號，組織可以通過這個工作號檢查它的狀態。填完所有元數據后，工作流通過授權過程發送文檔，直接發送到相關領導手中。

通過工作流，管理者可以分配文件給自己或員工，讓分配到文件的人升級狀態，這樣有訪問權限的人都可以回答客戶的問題。

Burton Plumbing希望通過工作流節省成本。公司助理Renee Demmler在采訪中表示，公司剛剛給技術人員配備了iPad，并使用Laserfiche管理內容。公司技術人員每天都用復寫紙開票，處理每張票平均花費10分鐘。公司每季度要處理1萬張票。
Demmler說：“我們把所有的票都掃描進系統。”公司希望馬上看到收益，同時得知每項工作要花費多少時間，建立表格和集成工作流需要多少成本。 Demmler擔心的是Workflow在其他項目的應用和集成，很多員工不喜歡改變。Demmler認為如果自己能夠掌控整個項目，就可以讓它在全公司取得成功。她希望工作流與其他項目緊密結合。她已經把現有的調度軟件移入工作流，但要建立業務流程還很困難。

總之，BPM將進一步推動ECM的發展，將工作流和內容集成起來，有助于用戶提高工作效率。

本文轉自TechTarget

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